Manual operativo de la plataforma

Cómo se usa SES.Hospedajes, pantalla a pantalla

Esta página describe el recorrido completo dentro de SES.Hospedajes: desde el momento en que un host abre por primera vez el portal con su Certificado Digital, hasta el momento en que su sistema externo envía partes por API sin intervención humana. La descripción se ordena por fases del ciclo, no por funcionalidades de la pantalla, porque la pantalla cambia con cada versión; las fases, no.

Fase 1: acceso a la sede electrónica

El portal vive en la Sede Electrónica del Ministerio del Interior. La URL operativa es sede.mir.gob.es; el módulo Hospedajes se localiza desde el menú de servicios o desde el buscador interno con la cadena "hospedajes". La primera pantalla pide identificación electrónica: ahí hay que tener listo el Certificado Digital instalado en el navegador (o accesible vía tarjeta criptográfica) o las credenciales de Cl@ve activadas.

Algunas pistas que ahorran fricción al usuario nuevo:

• Si tu Certificado FNMT vive en el almacén de Windows pero no aparece al abrir el portal, comprueba que el navegador (Chrome, Edge, Firefox) tiene acceso al almacén; en Firefox, el certificado debe importarse al propio almacén del navegador.
• Cl@ve PIN no es válido para SES.Hospedajes salvo para trámites puntuales; para uso recurrente, se requiere Cl@ve Permanente con nivel sustancial.
• Las gestorías y representantes operan con su propio certificado, no con el del titular, siempre que tengan registrada la representación correspondiente en el registro de apoderamientos.

Fase 2: alta del establecimiento

Antes de poder enviar la comunicación de un solo viajero, hay que dar de alta el alojamiento como prestador. Es un trámite que se hace una sola vez por establecimiento, salvo cambios sustanciales (cambio de titular, modificación de la dirección, baja). El sistema solicita:

• Datos identificativos del titular: NIF/NIE, razón social o nombre completo, dirección fiscal y datos de contacto.
• Datos identificativos del establecimiento: denominación comercial, dirección postal completa, municipio, provincia, código postal, coordenadas si las pide la versión actual del formulario.
• Tipo de hospedaje conforme al catálogo del Ministerio: hotel, hostal, pensión, apartamento turístico, vivienda de uso turístico, casa rural, camping, albergue, etc.
• Modalidad de actividad: profesional o no profesional. La elección tiene consecuencias en la obligación de conservación trianual.
• Inscripción en el registro turístico autonómico, con su número de registro cuando proceda.
• Número de unidades de alojamiento (habitaciones, apartamentos, plazas) según el tipo.

Tras completar el alta, SES asigna un identificador único al establecimiento: el código del establecimiento, que en SES.Hospedajes comienza por la letra H seguida de varios dígitos. Este código es el identificador que viajará en cada envío posterior; sin él, no se puede comunicar. Conviene guardarlo en lugar accesible (no solo en el portal): es uno de los datos que cualquier integración o servicio externo va a pedir.

Fase 3: gestión de roles y permisos

Una vez creado el establecimiento, el titular puede invitar a otros usuarios al sistema con distintos niveles de acceso. La gestión de roles es uno de los puntos donde SES se distingue de webpol y donde, paradójicamente, los operadores experimentados se confunden más al principio:

• Titular. Persona física o jurídica responsable legal del establecimiento. No puede cambiarse sin un trámite formal; cualquier cambio de titularidad real exige actualizar el alta.
• Gestor. Usuario con permiso completo sobre la administración del establecimiento dentro de SES: dar de alta operadores, modificar datos, ver el histórico de envíos. Cada gestor accede con su propio certificado o Cl@ve y queda trazado en los logs.
• Operador. Usuario con permiso limitado al envío de comunicaciones y la consulta de las propias. Es el perfil más frecuente en hotelería —recepción— y en integraciones técnicas en las que un sistema externo envía con su propio certificado de servicio.

Cuando una gestoría se ocupa del cumplimiento por cuenta del titular, la práctica habitual es que el titular registre a la gestoría como apoderada en el registro de apoderamientos y que la gestoría acceda a SES con su propio certificado, asumiendo el rol de gestor sobre los establecimientos que administra. Para una integración por API, el flujo correcto es disponer de un certificado de servicio (no el certificado personal de una persona física) con permisos de operador sobre los establecimientos pertinentes.

Fase 4: recogida de los datos del huésped

La plataforma no se ocupa de la recogida: solo del envío. La recogida de los datos del Anexo I es responsabilidad del host y se ejecuta fuera de SES, típicamente en un proceso de check-in (online o presencial). Los 17 campos base por viajero son los mismos en SES, en el portal de Mossos y en el de Ertzaintza; lo que cambia es el envío.

Por completitud, recordamos el conjunto de datos que SES espera recibir en cada comunicación:

Bloque del establecimiento

• Código del establecimiento (asignado en el alta).

Bloque del contrato

• Referencia interna del contrato o reserva.
• Fecha de formalización del contrato (YYYY-MM-DD).
• Fecha y hora de entrada y de salida (YYYY-MM-DDThh:mm:ss).
• Número de personas alojadas y de habitaciones ocupadas.
• Tipo de pago: efectivo, tarjeta, transferencia, plataforma, otros (solo el tipo, no el número).
• Importe total de la estancia.

Bloque por viajero (17 campos base)

• Nombre, primer apellido, segundo apellido (obligatorio si documento es DNI).
• Sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad (ISO 3166-1 alfa-3).
• Tipo de documento (DNI, NIE, TIE, Pasaporte), número del documento, número de soporte (para DNI y TIE).
• Dirección de residencia habitual: vía, localidad, país.
• Teléfono fijo y móvil, correo electrónico (si se dispone).
• Relación de parentesco (obligatoria si hay menores).
• Rol VI (viajero).

Fase 5: envío — las tres vías técnicas

SES.Hospedajes admite tres caminos para que los datos lleguen al sistema. Los tres son legalmente equivalentes; lo que cambia es el coste operativo, la propensión a errores y la escalabilidad.

Vía 1: formulario web

El operador entra al portal, abre el formulario de comunicación y rellena los campos a mano por cada estancia. La pantalla está organizada en pestañas para los tres bloques (establecimiento, contrato, viajero). Al guardar, SES valida en tiempo real y devuelve los errores —si los hay— en la propia interfaz, con mensajes que indican el campo y la naturaleza del problema. Si todo es correcto, emite un recibo con identificador.

Esta vía es razonable para volúmenes muy bajos (una o dos estancias al mes) y para hosts que ya disponen de tiempo y rutina. No es razonable para alguien con varias propiedades o con check-ins repartidos a lo largo de la semana, sobre todo porque exige conexión, sesión iniciada con certificado y atención humana en el momento del envío.

Vía 2: carga de fichero XML

El operador genera un fichero XML que sigue el esquema XSD publicado por el Ministerio y lo sube al portal a través de la opción Carga de fichero. El esquema modela los tres bloques de datos como elementos anidados, con tipos definidos para fechas, códigos de país y catálogos cerrados (tipo de documento, tipo de pago, rol). SES valida el fichero contra el XSD y, si pasa, procesa cada comunicación contenida en él. Un solo fichero puede contener decenas o cientos de comunicaciones, lo que la hace útil para envíos por lotes (por ejemplo, todas las entradas de una mañana). El gran riesgo de esta vía es que un solo error en un viajero puede provocar el rechazo de toda la carga, según la configuración elegida.

Vía 3: API REST

SES expone una API REST documentada para enviar y consultar comunicaciones de forma programática. La autenticación se hace con certificado de servicio (no con Cl@ve, que es un mecanismo de usuario humano), y los endpoints aceptan los mismos elementos XML del esquema. La API es la única vía que permite enviar inmediatamente después de cada check-in sin intervención humana, y por tanto la única que garantiza el cumplimiento del plazo de 24 horas sin estrés operativo. Los servicios profesionales de cumplimiento se construyen sobre esta API.

Tras un envío correcto, sea cual sea la vía, SES emite un recibo de comunicación con un identificador único. El recibo es la prueba documental del cumplimiento en plazo y debe conservarse junto con el archivo trianual.

Fase 6: respuesta del sistema — recibos y rechazos

Cada envío termina con una de dos respuestas posibles. Recibo de aceptación, con un identificador único que vincula el envío con el conjunto de comunicaciones procesadas correctamente: este recibo es la prueba ante una eventual inspección. Respuesta de rechazo, con uno o varios códigos de error que apuntan al campo problemático.

Los códigos de error siguen una nomenclatura interna del Ministerio. Algunos ejemplos representativos del primer año:

Cuando SES rechaza un envío, la comunicación se considera no presentada. Si los datos se corrigen y se reenvían dentro del plazo de 24 horas desde la entrada del huésped, no hay incumplimiento; si la corrección se hace fuera de plazo, la comunicación es tardía a efectos sancionadores aunque haya sido finalmente aceptada.

Fase 7: rectificaciones y cancelaciones

La plataforma admite rectificar comunicaciones ya aceptadas: cambios en los datos del viajero, modificaciones de la fecha de salida, correcciones de un campo que se transmitió incorrectamente. La rectificación se identifica con la referencia original y mantiene la trazabilidad. Las cancelaciones de reservas son competencia, en general, de la plataforma de intermediación, que comunica la cancelación dentro de las 24 horas siguientes. Si la cancelación afecta a un viajero ya comunicado por el host (porque ya había llegado y luego se va antes), procede una rectificación, no una nueva comunicación.

Fase 8: conservación trianual

SES guarda registro de cada envío durante el periodo que la propia Administración determine, pero la obligación del host profesional de conservar el archivo trianual no se cumple con la simple existencia del recibo en el portal. La conservación exige mantener, en soporte propio, los datos comunicados, el parte firmado por el huésped y el recibo emitido por SES, durante tres años desde el final de cada estancia. La consulta debe ser posible por estancia. Un soporte electrónico estructurado —no PDFs sueltos en una carpeta— es la mejor garantía. La pérdida o inadecuación del archivo es, por sí misma, una infracción grave.

Errores típicos que conviene anticipar

El primer año largo de exigencia plena ha consolidado un catálogo de errores que se repiten con regularidad:

1. Confundir el número del DNI con el número de soporte. Son dos campos distintos del mismo carnet. El número del DNI tiene 8 dígitos y una letra; el número de soporte está impreso en el reverso, comienza por una letra y suele tener una longitud diferente.
2. Olvidar el segundo apellido en DNI. El esquema lo exige cuando el tipo de documento es DNI.
3. Codificar nacionalidades en texto libre. El esquema espera código ISO 3166-1 alfa-3.
4. Mezclar formatos de fecha. ISO 8601 estricto.
5. No registrar a los menores. Todos los huéspedes se comunican; los menores también, con campo de parentesco obligatorio.
6. Asumir que la plataforma de intermediación sustituye al host. No lo hace: son flujos paralelos.
7. Usar un certificado sin permisos sobre el establecimiento. El gestor debe haber añadido al operador o al certificado de servicio expresamente.
8. Reenviar tras un rechazo sin corregir realmente. El sistema rechaza dos veces lo mismo. Hay que mirar el código de error.